Memorias organizacionales en la era del almacenamiento en la nube

Memorias organizacionales en la era del almacenamiento en la nube

Organizational memories at cloud storage age

Javier De la Hoz Freyle¹, Elberto Carrillo Rincón², Luis Carlos Gómez Flórez³

¹Ingeniero de Sistemas, estudiante de maestría en Ingeniería de Sistemas e Informática, de la Universidad Industrial de Santander. Bucaramanga, Colombia. Contacto: javierdlahoz@gmail.com
²Ingeniero de Sistemas, magíster en Ciencias de la Computación. Docente asociado de la Universidad Industrial de Santander. Bucaramanga, Colombia. Contacto: elcarin@uis.edu.co
³Ingeniero de Sistemas, magíster en Ciencias de la Computación. Docente titular de la Universidad Industrial de Santander. Bucaramanga, Colombia. Contacto: lcgomezf@uis.edu.co

Fecha de recepción: 14 de noviembre de 2012-Fecha de aceptación: 27 de agosto de 2013

Clasificación del artículo: revisión
Financiamiento: Universidad Industrial de Santander

Resumen

Diversas investigaciones en el campo de la gestión del conocimiento se han centrado en el estudio de las memorias organizacionales como fórmula para obtener ventajas competitivas. La revolución de la internet ha cambiado la forma en cómo se consumen recursos de tecnologías de información (TI) ya sea hardware o software, en parte gracias a la aparición de cloud computing (CC). El almacenamiento en la nube, o cloud storage (CS), es un tipo de servicio en CC que permite la gestión de archivos en internet como si se tratase de un disco duro local, creando una serie de nuevas oportunidades para el desarrollo de las memorias organizacionales en el manejo de los recursos de conocimiento. En este artículo se expone una revisión de la literatura de las memorias organizacionales soportadas por CS, realizada mediante una revisión bibliográfica, para exponer sus beneficios, ventajas y dificultades, con el fin de proponer alternativas en el desarrollo de estos artefactos en la elaboración de iniciativas de gestión del conocimiento.

Palabras clave: cloud computing, cloud storage, gestión del conocimiento, memoria organizacional, recursos de conocimiento.

Abstract

Several researches in the knowledge management field have been focused in the organizational memory study as formula to obtain competitive advantage. The internet revolution has changed the way how information technology resources are consumed, either, hardware or software, in part due to the appearing of cloud computing (CC).Cloud storage (CS), is a kind of CC service that allows file storage over internet as it were a local hard disk drive creating new opportunities to the organizational memories development for the knowledge resources management. In this paper it's exposed a literature revision of organizational memories supported by CS, made it by a bibliographic review, to expose their benefits, advantages and difficulties, with the purpose of propose alternatives at the development of these artifacts in the elaboration of knowledge management initiatives.

Key words: Cloud Computing, Cloud Storage, Knowledge Management, Knowledge Resources, Organizational.

Introducción

El mercado cambiante al que se enfrentan las organizaciones en la actualidad ha impulsado la búsqueda de ventajas competitivas con miras a mantenerse estables y sobresalir frente a la competencia. Diferentes enfoques de gestión han surgido prometiendo soportar las operaciones de las organizaciones, mejorando los productos y servicios, optimizando los procesos, estrechando las relaciones con clientes y proveedores, y aumentando la satisfacción de los empleados para obtener todo su potencial. Uno de esos enfoques que ha emergido como resultado de trabajos intelectuales, sociales y de negocios es la gestión del conocimiento o knowledge management en inglés (KM) (Wiig, 1999), que busca la identificación y el aprovechamiento del conocimiento colectivo de una organización para ayudarla a competir (von Krogh, 1998).

La KM se sirve de procesos administrativos y tecnologías de información para poder lograr el objetivo de manejar los conocimientos organi-zacionales. Dentro de esos procesos se advierten, según Alavi y Leidner (2001): creación; almacenamiento/recuperación; transferencia; y aplicación de conocimientos. En el proceso de almacenamiento/recuperación los autores describen que una organización, al igual que un individuo, aprende pero asimismo olvida, por lo cual referencian a la memoria organizacional como el artefacto apropiado para almacenar y acceder los recursos de conocimientos, reteniendo las experiencias y poniéndolas a disposición cuando sea requerido.

Basándose en la definición de Stein y Zwass (1995), quienes argumentan que las memorias organiza-cionales son "el medio por el cual el conocimiento, experiencias y eventos del pasado influencian las actividades presentes de la organización" (p. 97), se espera exista un medio tecnológico que simplifique las operaciones de manejo del conocimiento del pasado para soportar las acciones del presente. De hecho, Alavi y Leidner en (2001) afirman que "las avanzadas y sofisticadas tecnologías compu-tacionales de almacenamiento y recuperación [...] pueden ser herramientas efectivas en mejorar la memoria organizacional" (p.119).

El creciente desarrollo de tecnologías basadas en internet ha permitido la aparición de nuevas tendencias computacionales, entre esas se encuentra el paradigma CC, que permite el consumo de recursos y servicios hardware/software a través de internet (Armbrust, Stoica et al., 2010; Miller, 2008; NIST, 2011a). Uno de los servicios de más auge de CC es CS o almacenamiento en la nube, que admite la gestión de archivos como si se tratase de un disco duro local (Abu-Libdeh, Princehouse y Weatherspoon, 2010). CS ha impulsado el desarrollo masivo de una gran cantidad de aplicaciones para el soporte de gestiones administrativas, entre ellas, la KM, por medio del uso de memorias organizacionales en la nube, aprovechando así las ventajas y beneficios propios de CC al servicio de la KM.

En este artículo se expone una revisión de la literatura en el área de las memorias organizacio-nales soportadas por aplicaciones desarrolladas, siguiendo el paradigma CC, así como orientadas a CS. De igual manera, se presentan las oportunidades, ventajas, beneficios y dificultades provistas por dicho tipo de soluciones.

Gestión Del Conocimiento Y Memoria Organizacional

Davenport y Prusak (1998) exponen que el conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, percepciones e información que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. En los trabajos de Carlsson, Eriksson y Raven (1996); McQueen (1998); Zack (1998), se describe el conocimiento como un objeto que puede ser capturado, almacenado y recuperado haciendo uso de tecnologías de información. De esta manera se adopta la definición descrita anteriormente de von Kroghen (1998) de la KM, el concepto de conocimiento dado por Davenport y Prusak, y la perspectiva expuesta por Carlsson et al., McQueen, y Zack; se expresa que la KM es la identificación y aprovechamiento de las experiencias, los valores, las percepciones y la información colectiva de una organización para ayudarla a competir, haciendo uso de tecnologías de información como medio para su captura, almacenamiento y recuperación.

Por lo tanto, al hablar de KM se habla de manejar de manera eficaz las experiencias, valores, puntos de vista, información, observaciones, pensamientos, criticas, entre otros; que poseen los empleados, clientes y proveedores de una organización sobre su funcionamiento, productos y servicios, de forma tal que puedan ser aprovechados para la toma de decisiones, elaboración de rutinas, tareas, procesos y procedimientos.

El proceso de almacenamiento/recuperación de conocimientos según Alavi y Leidner (2001), se centra en la forma en cómo las organizaciones capturan, guardan y posteriormente ponen a disposición los conocimientos de sus empleados, clientes y proveedores para la toma de decisiones. Así como lo afirma Liao (2003), las TI desempeñan un rol importante en la KM, y no es la excepción en este proceso, por lo tanto, el uso de memorias organizacionales soportado en tecnologías de información es un medio efectivo para llevar a cabo el proceso de almacenamiento/recuperación de conocimientos (Mark S. Ackerman y Malone, 1990).

Los primeros autores que hicieron referencia al tema de memoria organizacional fueron Argyris y Schon (1978), y Duncan y Weiss (1979) quienes a finales de la década de los años setenta señalaron que "si una organización aprende, entonces ese aprendizaje debería estar disponible" lo cual indicando que la organización debería tener algún mecanismo o artefacto para almacenar los conocimientos adquiridos para luego traerlos a disposición. Posteriormente, otros autores como Douglas (1986); Kantrow (1987), y Walsh y Ung-son (1991), entre otros, afirmaron que las organizaciones deberían, de cierta manera almacenar la información y experiencias del pasado, apoyando las declaraciones realizadas en los años setenta.

Walsh y Ungson (1991) en la década de los años noventa afirman: "el término memoria organizacional se refiere a la información almacenada de la historia de una organización que puede ser traída al presente para soportar la toma de decisiones". A lo anterior, se le suma lo mencionado por Stein (1995): "la memoria organizacional es esencial para la planificación, comunicación, toma de decisiones, y procesamiento de información en las organizaciones" (p. 1), resaltando así el papel de la memoria organizacional. Walsh y Ungson (1991) también argumentan que la memoria de una organización no está almacenada en un solo lugar, sino que se encuentra distribuida a lo largo de la firma en lo que ellos denominan "contenedores", estos son: individuos; cultura; transformaciones; estructuras; ecología; y archivos externos. Marks S. Ackerman (1998) decide incluir a dicha lista los repositorios de información interna, como manuales corporativos, bases de datos, sistemas de archivos e incluso historias, añadiendo así, contenedores de conocimientos en forma física y digital a los antes mencionados. Trabajos en el área de memorias organizacionales, como los propuestos por Mark Ackermany McDonald (1996), Borghoffy Pare-schi (1997), Moormany Miner (1997); Nevoy Wand (2005); Erick W. Stein (1995), entre otros, exponen que una memoria organizacional basada en TI debe contar con un directorio de personas expertas en temas específicos que pueden ser consultadas ante cualquier inquietud, además de un repositorio de documentos que pueden ser accedidos ante cualquier necesidad de conocimientos.

Abecker (1997) considera que las memorias or-ganizacionales, además de las tareas de almacenamiento y recuperación de, organizadas por la identificación, la adquisición y la presentación de conocimiento, deben facilitar la diseminación, utilización y desarrollo de conocimiento, procesos que son encapsulados por Alavi y Liedner (2001), en transferencia y aplicación -en la figura 1 se puede observar lo anteriormente descrito-. De igual manera, Abecker (1997) expone que, es necesario soportar el diseño, desarrollo, y utilización de las mismas en las TI. Erick Stein (1995) concuerda con lo anterior, mencionando: "los administradores necesitan aprovechar las avanzadas TI para el soporte de los procesos y productos de la memoria organizacional en miras de lograr altos niveles de efectividad organizacional". Trabajos como los propuestos por Alaviy Leidner (2001), Borghoffy Pareschi (1997), Gandon (2004), Na-gendra Prasady Plaza (1997), Vasconcelos, Gouveia, y Kimble (2002), entre otros, afirman tal planteamiento en sus trabajos. Por lo tanto, las memorias organizacionales deben tener un enfoque tanto social, administrativo, como tecnológico. En este último se abre espacio para el uso de CS como alternativa para el soporte de estas.

Cloud Computing Y Cloud Storage

CC toma su nombre de la representación de internet en los diagramas de redes, en los cuales se representa por medio de una nube o cloud en inglés (Miller, 2008). Desde el 2006 se han dado muchas definiciones de CC. Una de las más ampliamente aceptadas por los profesionales de las TI alrededor del mundo es la expuesta por NIST (2011b) quienes afirman que

CC es un modelo que permite un cómodo acceso a un conjunto configurable de recursos computaciona-les compartidos sobre demanda a través de Internet (ej. redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios) que pueden ser rápidamente provistos y entregados con mínimos esfuerzos de gestión o interacción del proveedor de servicios.

Añadiendo a lo anterior, Armbrust. (2010) exponen que CC "se refiere tanto a aplicaciones entregadas como servicios sobre internet como al hardware y sistemas software en los data centers que los proveen".

Recientemente, las compañías de TI han invertido grandes cantidades de dinero para poder proveer servicios CC a sus clientes y remplazar las aplicaciones de escritorio tradicionales (Gartner, 2008). De hecho, diferentes trabajos como los de Armbrust et al. (2010); Ahmad Bhat et al. (2010); Buyya et al. (2009); Foster et al. (2008); Nurmi et al. (2009), entre otros, sostienen que CC llegará a transformar tanto la forma en cómo se usan las aplicaciones software y recursos hardware, que la computación pasará a ser un nuevo tipo de servicio público, ofreciendo así la posibilidad a los clientes de consumir y pagar a bajos precios únicamente por lo que realmente utilizan.

Según NIST (2011b), las tecnologías y soluciones CC se diferencian de otras por constar de cinco características esenciales, estas se encuentran expresadas en la tabla 1, a continuación.

Otra característica que se resalta en el trabajo del NIST es la capacidad de las soluciones CC de ser ubicuas, es decir que pueden ser accedidas desde cualquier lugar en cualquier momento. El auge, así como las ventajas y beneficios que ofrecen CC han incrementado el desarrollo de nuevos servicios que buscan brindarles a los usuarios las comodidades de este paradigma. Uno de esos servicios es el almacenamiento en la nube, que ha tenido un incremento tanto en las aplicaciones disponibles, como en los usuarios que las utilizan (Bowers, Juels y Oprea, 2009; Chihoub, Ibrahim y Antoniu, 2012).

Entre los tipos de almacenamiento en la nube se destacan, los del tipo data cloud que proveen servicios para manejo de bases de datos (Grossman, Gu, Sabala y Zhang, 2009) y CS, o en ocasiones el llamado storage cloud que son básicamente servicios de almacenamiento y recuperación de archivos (Broberg, Buyya y Tari, 2009). Según Bowers et al. (2009), este tipo denota una familia de servicios de manejo de archivos en línea cuya popularidad va en aumento utilizando simples interfaces que permiten abstraer las complejidades del manejo del hardware. Kossmann et al. (2010) añaden que promete simplificar la administración de archivos, documentos y datos, a la vez que es tolerante a fallos y permite escalar el uso del hardware. Miller (2008) expone que lo que uno puede ver como un único servidor o disco duro es en realidad un servidor virtual. A su vez, los documentos y archivos del usuario pueden ser almacenados mediante múltiples servidores, que en algunas ocasiones se encuentran esparcidos en diferentes sitios del planeta. Diciéndolo de otra manera, CS es un servicio que se presta gracias a la infraestructura del proveedor de servicios para almacenar y acceder a archivos a través de internet como si se tratase de un disco duro local.

Usualmente los servicios de CS se ofrecen a bajos costos, lo que ha permitido que organizaciones alrededor del mundo utilicen CS como medio para el manejo de archivos y documentos (Kamara y Lauter, 2010; Miller, 2008). Los bajos costos, así como las prestaciones que ofrece, ha permitido que diversas compañías que prestan servicios de soluciones en KM, puedan migrar sus aplicaciones para el manejo de memorias organizacionales a CS, así como la aparición de nuevas empresas de base tecnológica que ponen a disposición el consumo de recursos de TI para el uso de memorias organizacionales soportadas por CS. Dichos aspectos motivaron la elaboración del presente artículo, en el cual se plasma en la siguiente sección, el estado del arte de este tipo de soluciones, así como una exploración de las ventajas, beneficios y dificultades que ellas presentan.

Memorias organizacionales Y almacenamiento en la nube:Nuevas oportunidades, Nuevos retos

Como se menciona anteriormente, el uso de TI en el soporte de la KM se ha considerado parte fundamental de los proyectos orientados al aprovechamiento de los conocimientos en las organizaciones. Sin embargo, existe una brecha entre las teorías de la KM y las TI que las soportan, debido al enfoque excesivo hacia la búsqueda de teorías y a la complejidad resultante de gestionar conocimientos en términos tecnológicos (Alavi y Leidner, 2001; Pinto, Becerra y Gómez-Flórez, 2012). La aparición de las tecnologías CC abre un abanico de posibilidades para el desarrollo y el consumo de aplicaciones gerenciales, entre ellas para la KM, permitiendo disminuir la brecha en el ámbito tecnológico.

Diversas investigaciones abrieron el camino para el desarrollo de herramientas tecnológicas para la KM en CC, como los trabajos de Antonova, Gourova y Roumen (2009); Buckingham Shum et al. (2002); Liaw, Chen, y Huang (2008); Schaffert (2006); Yoo y Kim (2002); entre otros, las cuales utilizaron tecnologías web y grid computing en un esfuerzo por brindar ambientes colaborativos a sus usuarios. Posteriormente, fueron apareciendo las primeras soluciones para la KM que utilizaron tecnologías CC como medio para el manejo los recursos de conocimiento como: SalesForce.com; Cynapse; BrainStorm; entre otras (De la Hoz y Gómez, 2012). Este tipo de soluciones fueron tomando cada vez más auge en el ambiente empresarial y gubernamental. De hecho, según TCG (2010), el gobierno de los Estados Unidos para el 2010 registraba más de 30.000 usuarios en su plataforma para la gestión del conocimiento y colaboración entre agencias soportada en CC. Para mitad del 2012, la compañía Sales Force hizo público un estudio donde expuso la cantidad de usuarios de su CRM, la cual superó los 3.600.000 alrededor del mundo (Tribe, 2012) y muestra el aumento exponencial que ha tenido el uso de esas TI desde el 2003 (ver figura 2).

El aumento en la adopción de TI en CC para la KM, impulsó el desarrollo de memorias organi-zacionales soportadas en CS. Un ejemplo de lo anterior es Sales Force, que posee un servicio de gestión de archivos basado en CS que permite su uso como memoria organizacional. Otra de las compañías que ha puesto a la disposición de sus clientes el uso de un servicio CS como memoria organizacional es Cynapse, por medio de la solución Cyn.in, que tiene como premisa ayudar a la construcción de conocimiento colaborativo por medio del compartir y discutir experiencias a través de medios digitales (Cynapse, 2012). Por su parte, Microsoft les ofrece a los clientes el uso de la plataforma basada en CC; Office 360, que brinda, entre otras aplicaciones, el portal para KM SharePoint Online que a su vez utiliza los recursos de CS propios de Office 360 como memoria organizacional para la colaboración entre usuarios (Rajan, 2011). Otras iniciativas en el mercado también ofrecen soluciones CS para el manejo de memorias organizacionales, entre esas BMC, Brain Storm, IBM Lotus Notes, Insight.ly, Small Business CRM, Success Factors, Zoho CRM, entre otras (De la Hoz y Gomez, 2012; Deng, 2011; Kaplan, 2010).

Este tipo de soluciones para la KM brindan una serie de ventajas y beneficios para las organizaciones que estén dispuestas a hacer uso de ellas. En el aspecto económico, puede resultar más factible para una organización rentar espacios soluciones CS para el desarrollo de una memoria organizacional que adquirir equipos especializados, software y técnicos para la puesta en marcha, ejecución y mantenimiento de aplicaciones con este fin (Marks y Lozano, 2010; Miller, 2008). A su vez, se garantiza la independencia de sistemas operativos o aplicaciones para el almacenamiento y recuperación de recursos de conocimiento.

La disponibilidad en todo momento y desde cualquier lugar de los archivos, documentos y recursos de conocimiento mediante de una solución de este tipo contribuye al atractivo de estas. Un beneficio por resaltar es el aumento en la colaboración por parte de los usuarios. Según Soller (2001) , cuando no existe una efectiva colaboración, las ventajas sociales y cognitivas de un grupo de aprendizaje se pierden, haciendo énfasis en la importancia de la colaboración en la práctica de la KM. La mayoría de estas soluciones poseen un ambiente de trabajo similar a una red social, lo que incentiva a los usuarios a publicar contenidos y discutir asuntos técnicos y administrativos que pueden servir para la toma de decisiones (Chatti y Jarke, 2007; Huysman y Wulf, 2006; Steinfield et al,. 2009). Así mismo, la habilidad de estos servicios de utilizarse ya sea a través de computadores, tabletas electrónicas, o celulares, permite que los usuarios no encuentren barreras tecnológicas al momento de colaborar y compartir conocimientos (De la Hoz y Gomez, 2012).

Según Rajan (2011), los sistemas de KM pueden necesitar grandes capacidades de almacenamiento, lo cual puede llevar a las organizaciones a optar por soluciones CS para las memorias or-ganizacionales. El autor hace referencia a esto, dado que, los servicios CS se valen de la rápida elasticidad descrita por NIST (2011a), lo que les permite acceder instantáneamente a más recursos computacionales, ya sean de procesamiento o de almacenamiento, para garantizar el adecuado funcionamiento de las memorias organizacionales, mientras se paga únicamente por lo consumido.

Siguiendo los estándares de la World Wide Web Consortium (W3C), la mayoría de estos servicios incluyen archivos de metadatos para cada uno de los recursos de conocimiento. Como lo exponen Guarino y Welty (2004); Tamma y Bench-Capon (2002) , el uso de ontologías en el manejo de memorias organizacionales, facilita la colaboración y la búsqueda de recursos de conocimiento por medio de la inserción de metadatos. Por lo tanto, este tipo de servicios facilitan y agilizan las búsquedas de los usuarios en los momentos que necesitan incorporar conocimientos en las labores que realizan.

A pesar de los beneficios que las memorias orga-nizacionales soportadas en CS pueden ofrecer a las organizaciones, aún existen retos y dificultades que deben ser superados por los proveedores de estos servicios. Uno de ellos, es la desconfianza de los clientes hacia las soluciones en la nube. Muchas de las organizaciones, prefieren gastar más dinero en soluciones locales, por la falsa concepción que los servicios en CC son más vulnerables (Kamara y Lauter, 2010). Así mismo, los proveedores de estos servicios deben esforzarse en cumplir con los lineamientos legales para el almacenamiento de datos e información sensible que impone cada país, en los cuales, en muchos casos, prohíben que estos se encuentren por fuera de los límites de sus jurisdicciones (Choo, 2010). Otro reto por considerar es la carencia de estándares que permitan migrar los recursos de conocimientos de un proveedor de servicios a otro con facilidad (Armbrust et al., 2010) atando así a los usuarios a un servicio específico.

Las organizaciones internacionales que se encargan de regir sobre las compañías que proveen servicios en CC trabajan en crear estándares que den solución a estos retos y dificultades, así como para aumentar los beneficios y ventajas que las soluciones CS pueden brindar a las memorias organizacionales. Lo que supone, en años próximos, un aumento en el atractivo de este tipo de soluciones para las organizaciones que deseen implementar sistemas de KM para mejorar sus procesos, productos y servicios, y tomar ventajas en el mercado.

Conclusiones

Aunque la era de las memorias organizacionales soportadas en CS para el 2012 apenas parece estar iniciando, ya se pueden vislumbrar las oportunidades y retos en su utilización en la práctica de estrategias de KM.

El enfoque de este artículo es mostrar los posibles beneficios del uso de CS en el soporte de las memorias organizacionales. Sin embargo, no se debe observar este tipo de soluciones como un simple repositorio de archivos. De hecho, estudios como el de Fensel et al. (2000) argumentan que para el éxito de una memoria organizacional también es necesario el desarrollo de una ontología que sirva para la categorización de los recursos de conocimiento.

Las memorias organizacionales soportadas por CS deben ser consideradas como estrategias relacionadas a los procesos de KM, y no como un esfuerzo aislado para la captura de conocimientos de los individuos involucrados en los procesos or-ganizacionales.

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