Desarrollo de un modelo guía de asistencia técnica para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Origen y evolución de la asistencia técnica (AT)

Revisando la literatura se observa que autores como ¹ y ⁵ que describen el término de asistencia técnica datan de 1950 y como indica ¹, el concepto de asistencia técnica no es nuevo, se basa en la aplicación de una actividad humana primordial, encaminada a ayudar a otro a resolver una problemática específica, adicionalmente menciona que una organización durante la aplicación de la asistencia técnica formula conocimiento para su desarrollo.

El concepto de asistencia técnica toma fuerza en el mundo en 1945 con el discurso inaugural del presidente de Estados Unidos, Harry S. Truman, del Programa Ampliado de Asistencia Técnica o del Punto Cuatro, que según la ONU ⁶ buscaba fomentar el mejoramiento del nivel de vida y las condiciones de progreso económico y social de los países insuficientemente desarrollados, los cuales para mejorar tales condiciones requerían de la asistencia técnica, dada su deficiencia de conocimientos y habilidades técnicas. Es decir, el objetivo de la administración de la asistencia técnica por parte de la cooperación internacional de entidades como la ONU consistía en resolver una necesidad, poniendo al alcance de los países insuficientemente desarrollados los conocimientos y habilidades técnicas que existían en el mundo.

Dadas las condiciones de dichos países y que su principal actividad económica era la agricultura, la asistencia técnica según ⁵ se enfocó en resolver el problema básico de la presión constante sobre los recursos de la tierra, toda vez que creaba un círculo vicioso de pobreza, pobreza que impide la adquisición de equipos agrícolas modernos que contribuirían a producir mejores cosechas o de maquinarias para la industria que crearían nuevas oportunidades de trabajo, pobreza que impide el tratamiento y la erradicación efectiva de las enfermedades y la liquidación del analfabetismo.

Desde entonces los países y las entidades que los conforman han venido implementando la asistencia técnica como una estrategia de mejora que ayuda a resolver las diferentes problemáticas que se presentan durante la implementación, el seguimiento y la evaluación de políticas públicas, leyes, lineamientos y modelos de operación, encaminados al logro de sus objetivos.

En la actualidad, el concepto de asistencia técnica ha evolucionado mediante la articulación con conceptos como extensionismo, gestión del conocimiento e innovación, que guardan una estrecha relación y se complementan al promover el intercambio y la construcción de conocimientos, saberes y prácticas que buscan el desarrollo y el fortalecimiento de capacidades y competencias de una población específica.

En algunos países de Latinoamérica, según ⁷, la asistencia técnica agropecuaria cumple una función similar a la extensión agraria, la cual permite dinamizar y orientar los procesos productivos agropecuarios y se asocia con el intercambio de conocimientos destinados a mejorar la capacidad de gestión de los recursos para el desarrollo de la población rural. Así mismo, ⁸ indica que el “extensionismo” es un elemento crucial para la innovación, ya que busca extender (propagar o difundir) conocimientos, a su vez mencionan que la asistencia técnica, la transferencia de tecnología y la capacitación se consideran los ejes de un servicio de extensión. Por lo anterior es importante que la asistencia técnica se analice como una fase de la extensión y no como todo el servicio de extensión.

El conocimiento según ⁹ es información analizada y organizada, es la representación simbólica de aspectos de algún universo del discurso nominado: saber + experiencia + destreza + habilidad; ¹⁰ indica que el conocimiento no es novedoso, en cambio, su gestión y la necesidad de comprender como gestionarlo y obtener de este la mayor ventaja posible es un reto que lleva a las organizaciones a innovar.

De lo anterior, se concluye que desde dicha necesidad nace el concepto de gestión de conocimiento, el cual según ¹¹y ¹² es un proceso lógico, organizado y sistemático para producir, transferir y aplicar en situaciones concretas una combinación armónica de saberes, “experiencias, valores, información contextual y apreciaciones expertas que proporcionan un marco para su evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información” ¹², así mismo un despliegue de una efectiva estrategia de gestión del conocimiento podría originar acciones innovadoras para generar productos, servicios, procesos y sistemas de gestión que optimicen los recursos y las capacidades de la empresa.

Por otra parte, la innovación según ¹³ implica dos instancias: una creativa, de búsqueda y generación de ideas, y la otra ejecutiva, que transforma la idea en productos que satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes; en general, la innovación busca mejorar la organización para desempeñar más adecuadamente sus funciones, con el fin de cumplir sus objetivos y su razón de ser: satisfacer a sus clientes, consumidores, usuarios y compradores.

La asistencia técnica como fase de la extensión fortalece el conocimiento de una población específica mediante las buenas prácticas y la gestión de este, y a su vez aporta al desarrollo de la innovación, ya que contribuye a la solución de problemas asociados a la aplicación e implementación de productos, servicios, procesos y sistemas de gestión.

Desarrollo de la asistencia técnica en Latinoamérica

Al revisar la literatura con el fin de identificar la aplicación de la asistencia técnica a nivel global se encuentra que por ser esta una estrategia que busca ayudar a los países insuficientemente desarrollados (hoy día países en desarrollo) a fortalecer su capacidad humana e institucional para poner en práctica medidas de política que fomenten el crecimiento y desarrollo económico y social que permitan reducir la pobreza; su aplicación se ha dado mediante la cooperación internacional con organismos como la FAO (Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura), la ONU (Organización de las Naciones Unidas), Cepal (Comisión Económica para América Latina y el Caribe), Unicef (Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia), el BID (Banco Interamericano de Desarrollo), que apoyan principalmente al Pacífico, África, Oriente Medio, América Latina y el Caribe.

Por otra parte, se encuentra que algunos países latinoamericanos como México, Chile, Costa Rica y Argentina han realizado desarrollos de asistencia técnica en materia del servicio de extensión rural en el sector de agricultura y a su vez la han trabajado de una forma similar que Colombia, sin embargo, al realizar un acercamiento a sus entidades públicas (cuyo objeto misional es similar al del ICBF), ¹⁴ encuentra que no existe un marco específico de referencia de cómo estas abordan la asistencia técnica.

Desarrollo de la asistencia técnica en Colombia

En Colombia, según ¹⁵ el gobierno adoptó la asistencia técnica como modelo de intervención del sector rural entre 1957 y 1980, enfocado hacia la modernización y la industrialización de la agricultura a través de la extensión rural, la cual consistía en la transferencia de paquetes tecnológicos impulsando el uso de insumos químicos, prácticas y métodos hacia la agricultura industrial.

Desde entonces, sectores como el de agricultura, salud, educación e inclusión social, que cuentan con sistemas nacionales que establecen, rigen y coordinan las políticas públicas en materia de su competencia y así mismo establecen los parámetros mínimos de calidad para la prestación de un servicio público en el marco de los derechos humanos, han acogido la asistencia técnica como una estrategia para fortalecer las habilidades y competencias de los colaboradores de sus agentes coordinadores y de las entidades administradoras de servicio en pro de garantizar la calidad de este y la sostenibilidad del sistema.

Cabe mencionar que cada sistema nacional cuenta con agentes que articulada y coordinadamente, de acuerdo con su competencia y cobertura en el territorio, aportan a la sostenibilidad del sistema y a la mejora de la prestación de los servicios públicos; adicionalmente, estos sistemas tienen un agente responsable de la coordinación del servicio público a nivel nacional, departamental y municipal; cabe resaltar que este agente coordina mas no presta el servicio, por lo cual hay entidades que lo administran en cada territorio de acuerdo con su contexto.

Por lo anterior, los agentes coordinadores han diseñado documentos que indican cómo brindar asistencia en el marco de su competencia a los demás agentes del sistema o a las entidades que administran el servicio, por ejemplo:

1. En el sector salud, el Ministerio de Salud y Protección Social ¹⁶.

2. En el sector de Agricultura, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Social ¹⁷.

3. En el sector de inclusión social y reconciliación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ¹⁸.

Desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF es una entidad pública colombiana a la cual el Estado le designó dos funciones: la primera es ser el ente rector y coordinador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF mediante el cual se presta el Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF y la segunda es ser agente del SNBF cuya misión es promover el desarrollo y la protección integral de niños, niñas y adolescentes, fortaleciendo las capacidades de las familias como entornos protectores y principales agentes de transformación social.

En ese orden, el ICBF debe emitir los lineamientos técnicos para orientar la prestación del SPBF en el ámbito nacional, departamental y municipal, a su vez, debe brindar acompañamiento y asesoría a sus partes interesadas mediante la estrategia de asistencia técnica. La aplicación de esta estrategia en el ICBF presenta dificultad, ya que como lo menciona ¹, el concepto de asistencia técnica se ha malinterpretado debido a que no se tienen en cuenta sus límites, la conciben como un todo incluyendo dentro de su alcance la extensión del conocimiento, sin tener en cuenta que es el extensionismo el que apropia como uno de sus ejes la asistencia técnica y que esta se debe prestar o brindar durante la puesta en marcha de una acción, es decir, durante su ejecución. Adicionalmente, el ICBF no cuenta con una orientación clara y específica de qué es la AT, cuál es su alcance y su propósito, y cómo se debe brindar en sus tres niveles (nacional, regional y zonal) desde la entidad.

Una de las causas que dificultan la aplicación de la estrategia es la dimensión y cobertura de la entidad; el ICBF ¹⁹ cuenta con aproximadamente 14.563 colaboradores distribuidos en una sede de la dirección general, 33 regionales y 214 centros zonales; la operación de las diferentes modalidades del SPBF es tercerizada, para lo cual se cuenta con aproximadamente 3.163 operadores (311 de protección y 2.852 de promoción y prevención). Finalmente, el ICBF debe brindar asistencia técnica en todo el ciclo de la gestión de políticas públicas a 35 entidades en el ámbito nacional, a entidades que contribuyan a la prestación del SPBF en 32 gobernaciones en el ámbito departamental y a 1.101 municipios en el ámbito municipal, incluida Bogotá como Distrito Capital.

Lo anterior hace que la asistencia técnica se convierta en un sistema complejo, objeto de estudio mediante la metodología de dinámica de sistemas (DS), la cual según ²⁰ simula el comportamiento del sistema, permitiendo mejorar el aprendizaje sobre este y facilitando su análisis durante uno o varios horizontes de tiempo, así mismo, ²¹ indica que el objeto de la dinámica de sistemas es llegar a comprender las causas estructurales que provocan el comportamiento de un sistema a través del conocimiento de cada uno de sus elementos y de las interacciones que se generan entre ellos.

Durante la revisión de la literatura se observa que la metodología de dinámica de sistemas no ha sido empleada en Latinoamérica para analizar o simular sistemas de extensionismo o de asistencia técnica; sin embargo, teniendo en cuenta que dicha estrategia tiene componentes que la asemejan a la gestión del conocimiento, se indagó por algunas aplicaciones en esta temática, para lo cual autores como ¹⁰ y ²² la aplicaron para estudiar el efecto de la gestión del conocimiento en la industria agroalimentaria, buscando reducir la diferencia existente entre la demanda y la oferta de harina de maíz, implementando un plan basado en un modelo de gestión del conocimiento, por tal motivo se considera que existe una gran oportunidad para explorar desde la metodología de desarrollo del producto y la dinámica de sistemas un sistema como este.

Aplicación de la metodología de desarrollo de producto en investigaciones referentes

Dado que el modelo está enfocado en la asistencia técnica, un producto intangible o servicio, se realiza una revisión de la literatura asociada a la aplicación de la metodología de desarrollo de producto, cuyo resultado se presenta en la tabla I, que tiene como fin servir de insumo para decidir cuáles son las fases o etapas óptimas a aplicar en el desarrollo del modelo guía de asistencia técnica, teniendo como referente la NTC ISO 9001:2015, numerales 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, 8.2 Requisitos para los productos y servicios y 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios, toda vez que el ICBF cuenta con un sistema integrado de gestión, el cual tiene inmerso el sistema de gestión de calidad, actualmente certificado bajo dicha norma.

Teniendo en cuenta la información registrada en la tabla I, se concluye que las fases de cada metodología son conformes a los requisitos que estipula la ISO 9001:2015 en los numerales mencionados anteriormente. Por otra parte, dado que las metodologías estudiadas están asociadas según ¹³ a un producto intangible y a que el alcance de la investigación se remite únicamente a realizar la propuesta del modelo mas no a su implementación, la presente investigación empleará la metodología de Schnarch adaptada por ⁴, por considerarse acorde con el producto que busca obtener este estudio.

Esta metodología cuenta con tres fases: la primera es identificación de las necesidades, la segunda especificación y la tercera desarrollo conceptual. Se recopilarán brevemente los resultados de las fases I y II relacionados en ². Finalmente se presentará la aplicación de la fase III mediante la cual se desarrollan dos conceptos de modelo a evaluar para definir la propuesta del modelo guía, que contemplan las especificaciones identificadas en la fase II de la aplicación de la metodología. El primer concepto está orientado a la articulación de la asistencia técnica con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y el segundo da cumplimiento a los requisitos definidos en la ISO 30401:2018 “Sistemas de gestión del conocimiento, requisitos”. Esta investigación concluye con la selección del modelo.

Fase I. Identificación de necesidades

La aplicación de la primera fase consistió en identificar las necesidades de las partes interesadas de la asistencia técnica en el ICBF, estas son los colaboradores (servidores públicos y contratistas) de cada uno de los niveles del Instituto (nacional, regional, zonal), los agentes del SNBF, las entidades prestadoras del Servicio Público de Bienestar Familiar, la sociedad civil y las empresas privadas.

Para lo cual se aplicó a los colaboradores una encuesta tipo Likert, cuyo diseño tuvo en cuenta algunas variables relevantes para medir la calidad de la asistencia técnica identificadas por ²⁵. La escala Likert es una medida psicométrica de actitudes y opiniones. En cada pregunta se presenta un enunciado en el que un encuestado debe indicar su grado de acuerdo o desacuerdo en un formato de opción múltiple. Las ventajas de este tipo de encuesta es que es un método probado y común para la recopilación de datos, una encuesta tipo Likert es fácil de entender, rápida, eficiente y económica. Las respuestas son cuantificables, permitiendo realizar análisis matemáticos. Por otro lado, este tipo de encuesta es unidimensional y solo ofrece de cinco a siete opciones de elección, limitando las opciones de respuesta. Igualmente, las personas pueden tender a evitar elegir las opciones “extremas” en la escala.

Respecto a su pertinencia para analizar el comportamiento de los colaboradores frente al desarrollo de la asistencia técnica, ²⁶ indica que es uno de los métodos más conocidos para medir por escalas, es de tipo aditiva y se ubica dentro de los diversos tipos de instrumento de medición en la investigación cuantitativa, la cual está compuesta por una serie de ítems a modo de afirmación, ante los cuales se solicita el juicio del sujeto, en este caso del colaborador.

Esta encuesta consta de 21 preguntas, de las cuales 10 están asociadas al marco emisor, es decir, a identificar la perspectiva de los colaboradores que brindan la asistencia técnica dentro del Instituto, las otras 10 se asocian al marco receptor, con estas se busca identificar la percepción de aquellos colaboradores que reciben asistencia técnica por parte de alguno de los niveles (nacional, regional, zonal) del Instituto y finalmente se dejó una pregunta abierta asociada a observaciones o recomendaciones que el colaborador quisiera aportar para la mejora del desarrollo de la asistencia técnica ².

Para analizar y estudiar la problemática que se presenta durante la gestión de la asistencia técnica en el ICBF se modeló cualitativamente su desarrollo, aplicando la metodología de dinámica de sistemas; para la elaboración del modelo de dinámica de sistemas se consultaron diversas fuentes de información, principalmente se usó la caracterización de la asistencia técnica que brinda el ICBF, la cual es producto del análisis y la revisión de la información documentada en lineamientos técnicos, manuales operativos e informes. Este tipo de modelamiento cualitativo, que se traduce en un diagrama de ciclos causales, permite analizar y estudiar la problemática que se presenta durante la gestión de la asistencia técnica en el ICBF, ya que presenta las interacciones y causalidades entre las variables del sistema. En este caso es apropiado para la investigación por el interés que se tiene en entender la situación problemática y la forma como se comportan los actores en el sistema, que son los aspectos a considerar en esta fase.

Fase II. Especificaciones

En el desarrollo de la segunda fase se realizó un benchmarking que con el fin de identificar aquellas especificaciones o buenas prácticas que debe contener el modelo guía de asistencia técnica para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar de acuerdo con los desarrollos aplicados por entidades internacionales y nacionales para el desarrollo de la asistencia técnica y que a su vez satisfagan las necesidades de las partes interesadas, ya que ¹³ indica que comparar las necesidades de las partes interesadas con las especificaciones del modelo permite describir las características esenciales para el desarrollo de la estrategia en la entidad de forma objetiva y representarlas de modo tal que dichas partes sepan qué es la estrategia, puedan ver el papel que cumplen dentro de su aplicación y entiendan el paso a paso de la gestión. El benchmarking se utiliza siguiendo la metodología de ¹³, dado que permite analizar diferentes referentes, identificar mejores prácticas y generar una correlación entre los diferentes modelos y manuales de asistencia técnica que identifique las ventajas y limitaciones de cada uno.

Fase III. Diseño conceptual

En el desarrollo de la tercera fase se definirán dos conceptos del modelo guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF, de los cuales se seleccionará el que mejor se adapte a la entidad y satisfaga las necesidades de las partes interesadas.

Según ²⁷, el concepto de un producto es una descripción aproximada de la tecnología, los principios de operación y la forma del producto, por lo tanto, el grado en que un producto satisface a clientes y puede ser comercializado con éxito, depende en gran medida de la calidad del concepto básico.

Dado que el alcance de este proyecto de investigación no incluye la implementación del modelo, el diseño conceptual incluirá las especificaciones o los criterios para el desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF y los indicadores que permitan medir su gestión, no incluirá la evaluación como tal, ya que esta deberá realizarse después de implementado el modelo. Por lo anterior, aplicaran los pasos de generación y selección de conceptos de la metodología de diseño y desarrollo de productos de ²⁷.

Generación de conceptos

En este paso se definirán los conceptos de modelo, los cuales indicarán los principios y el esquema o la estructura que debe contemplar el modelo guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF, para su generación se tendrá como insumo las especificaciones identificadas en la fase II de la metodología de desarrollo de producto de Schnarch adaptada por ⁴.

Dado que la asistencia técnica como fase de la extensión fortalece el conocimiento y a su vez aporta al desarrollo de la innovación, se considera relevante que los conceptos estén enfocados en la gestión del conocimiento y la innovación, razón por la cual se tendrá en cuenta:

1. La dimensión 6. Gestión del conocimiento e innovación del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) establecido mediante el Decreto 1499 de 2017. El MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y los organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y los problemas de los ciudadanos con integridad y calidad en el servicio ²⁸.

2. Los requisitos definidos en la ISO 30401:2018 “Sistemas de gestión del conocimiento, requisitos”.

Lo anterior contribuye a que la especificación de gestión de conocimiento sea satisfecha según lo solicita el ICBF y la normativa vigente en relación con la gestión de conocimiento que al momento de la investigación para el ICBF es de interés incorporar dentro de su gestión.

Selección del concepto

Para la selección del concepto se utiliza la metodología de ²⁷. La selección del concepto es el proceso para evaluar conceptos con respecto a las necesidades del cliente y otros criterios, comparando los puntos relativamente fuertes y débiles de los conceptos, y seleccionando uno o más de estos para su posterior investigación, prueba o desarrollo ²⁷.

Para la evaluación de los dos conceptos definidos, se escoge como concepto de referencia o comparación el lineamiento de asistencia técnica del Ministerio de Salud y Protección Social, toda vez que es una entidad pública colombiana y forma parte de los agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, para ²⁷ esta referencia es generalmente un estándar industrial o un concepto sencillo con el que el evaluador está familiarizado.

Posteriormente, se elabora la matriz del concept scoring, la cual permite evaluar en términos de capacidad cada concepto en comparación con el concepto de referencia relativo al criterio particular. Finalmente, cuando se tiene una comprensión de cada concepto y su calidad relativa se selecciona el concepto más favorable, en este caso, se selecciona el concepto que en términos de capacidad contribuya a la mejora de la gestión institucional del ICBF y a la calidad del SPBF. Para realizar esta evaluación de tipo cuantitativa se asignan valores de importancia de acuerdo con las necesidades de las partes interesadas del ICBF que se denominan expertos en la metodología y quienes realizan una evaluación ponderada de acuerdo con las especificaciones identificadas en la fase II de la metodología.

Fase I. Identificación de necesidades

Las necesidades identificadas de las partes interesadas se enmarcan en definir un concepto y unas orientaciones de asistencia técnica claras y de fácil comprensión para su desarrollo, al igual que designar los responsables para cada una de las etapas de su gestión (planeación, ejecución, evaluación y mejora), así como definir la línea base para formular, dar seguimiento y evaluar la eficacia del plan de asistencia técnica en los tres niveles de la entidad, asignar recursos económicos y talento humano competente para el desarrollo de la asistencia técnica acorde con el proceso, modalidad o programa que se está ejecutando, de igual manera, se requiere aplicar metodologías y herramientas para brindar la AT de forma presencial y virtual acordes con el tipo de beneficiario de la AT.

Finalmente, de acuerdo con las necesidades de las partes interesadas y la caracterización de la asistencia técnica que se realizó mediante la revisión de documentos del ICBF, se modeló cualitativamente su desarrollo mediante la aplicación de la metodología de dinámica de sistemas, para lo cual se construyó un diagrama de ciclos causales en Vensim P.L.E. 8.0.4. Este diagrama permite analizar y estudiar la problemática que se presenta durante la gestión de la asistencia técnica en el ICBF, ya que relaciona las interacciones y causalidades entre las variables del sistema.

En el diagrama de ciclos causales (ver figura I) se identificaron ocho ciclos de refuerzo en el sistema de asistencia técnica, los cuales reflejan un comportamiento no deseable; entre ellos, el ciclo R5, el cual describe que la problemática que se presenta en el ICBF asociada a la AT es la ausencia de orientaciones para el desarrollo de la estrategia de asistencia técnica, limitando la capacidad de respuesta de la entidad ante la demanda de AT y sus requerimientos. El ciclo R7 indica que una de las causales que genera el comportamiento del ciclo R5 es la falta de liderazgo por parte de los responsables de proceso o dependencia que tienen como función brindar asistencia técnica a las partes interesadas del ICBF. La propuesta para estabilizar estos ciclos es intervenir el sistema mediante la aplicación del modelo guía de asistencia técnica, permitiendo que haya un documento orientador con responsabilidades claras, que facilite la gestión de la AT y que, al aumentarse la demanda de AT, el ICBF incremente la capacidad de respuesta logrando así una buena planeación e implementación de la AT y el cumplimiento del objetivo de esta.

Figura I: Identificación de necesidades, diagrama ciclos causales

Fase II. Especificaciones

Al revisar la literatura, no se encontró un referente de asistencia técnica para el sector de inclusión social y reconciliación o desarrollos en dicha temática por entidades públicas cuya misión es similar a la del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en Latinoamérica ².

Por lo anterior, en el benchmarking se abordaron los desarrollos de asistencia técnica aplicados en el sector de agricultura de Chile, Costa Rica, Argentina y del sector Salud en Colombia. De acuerdo con esto, en la tabla II se relacionan fortalezas, oportunidades de mejora y especificaciones, las cuales fueron construidas a partir del análisis de cada referente técnico.

En la primera columna se relaciona el documento de referencia seleccionado, en la segunda el tipo de referente (internacional o nacional), en la tercera la cobertura del documento (nacional, regional, rural), seguido a ello se muestran las fortalezas, las oportunidades de mejora y las especificaciones identificadas. A continuación, se relaciona un ejemplo de la matriz.

Luego de realizar el benchmarking, se identificaron siete especificaciones para el desarrollo del modelo guía de asistencia técnica, las cuales contribuyen a satisfacer las necesidades de las partes interesadas. Estas especificaciones son: marco normativo, marco conceptual de la asistencia técnica (AT), población objetivo-beneficiaria de la AT, gestión por procesos (basada en el ciclo PHVA), liderazgo, metodologías para el desarrollo de la AT en el ICBF y gestión del conocimiento.

Fase III. Diseño conceptual

Inicialmente, en esta fase se definieron los principios a considerar durante la gestión de la estrategia de asistencia técnica en el ICBF; según la Real Academia Española, un principio es una norma o idea fundamental que rige el pensamiento o la conducta. Por lo anterior, considerando que la asistencia técnica es un producto intangible mediante el cual se transfiere conocimiento a las partes interesadas que aportan o ejecutan el SPBF para que estas lo usen, se tomó como marco de referencia los principios establecidos en la Ley 1876 de 2017 mediante la cual se crea el Sistema Nacional de Innovación Agropecuaria, la NTC ISO 9001:2015 e ISO 30401:2018.

En este sentido, se establecieron diez principios para la estrategia de asistencia técnica los cuales se tendrán en cuenta en el modelo guía para el desarrollo de la asistencia técnica en el ICBF, estos son: enfoque territorial, enfoque diferencial, compromiso de las personas, mejora, toma de decisiones basada en la evidencia, gestión de las relaciones, articulación, generación de conocimiento, desarrollo sostenible y orientación a la generación de valor público.

Generación de conceptos

Selección del concepto

Para la selección del concepto se empleó la matriz de evaluación de conceptos, método que utiliza una suma ponderada de las evaluaciones para determinar cuál de los conceptos cumple con los criterios de selección, los cuales tienen asignados valores de importancia de acuerdo con las necesidades de las partes interesadas en el desarrollo de la asistencia técnica.

En la tabla V se puede observar los criterios de selección y el peso asignado de 100 puntos porcentuales entre ellos. El peso se asignó teniendo en cuenta la importancia identificada para cada especificación ², lo que indica que el 83 % de los referentes técnicos consideró esencial el marco conceptual y las metodologías, seguido de un 66 % para la gestión por procesos y un 33 % o menos consideró importante la de marco normativo, gestión del conocimiento, población objetivo y liderazgo. De acuerdo con las necesidades de las partes interesadas del ICBF se determinó asignar un 40 % al marco conceptual, un 20 % a gestión por procesos, un 15 % a metodologías, un 10 % a liderazgo y un 5 % para el marco normativo, población objetivo y gestión del conocimiento. La calificación la realizan partes interesadas del ICBF que se denominan expertos en la metodología y quienes realizan una evaluación ponderada.

De igual forma, para cada concepto se relacionan dos columnas, una de calificación y otra de evaluación ponderada. En la primera se califica el concepto de acuerdo con la escala de 1-5 recomendada por ²⁷, siendo 1: mucho peor que la referencia, 2: peor que la referencia, 3: igual que la referencia, 4: mejor que la referencia y 5: mucho mejor que la referencia. En la segunda columna se pondera el valor registrado en la calificación con el porcentaje asignado a cada especificación.

Para la calificación de cada concepto se tuvo en cuenta la matriz de correlación de las especificaciones del modelo guía de asistencia técnica vs el Manual Operativo del MIPG e ISO 30401:2018, mediante la cual se evalúo cada concepto de modelo en términos de su capacidad para satisfacer las especificaciones identificadas en la fase II y mejorar la gestión institucional del ICBF y la calidad del SPBF.

En la tabla V se observa que los dos conceptos de modelo son mejores que el modelo de referencia del Ministerio de Salud y Protección Social, dado que cuentan con factores que permiten satisfacer las necesidades de las partes interesadas. Así mismo, con base en los resultados de la matriz de selección de conceptos, se determinó combinar los dos conceptos de modelo, ya que se considera que ambos generan un concepto de alto impacto, el cual contribuye a que el ICBF tenga una mejor gestión como entidad pública y que esté a la vanguardia, toda vez que se da cumplimiento a los requisitos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y genera valor al tenerse en cuenta los requisitos de la ISO 30401:2018.

Teniendo en cuenta las necesidades de las partes interesadas, las especificaciones identificadas en el benchmarking de los desarrollos de asistencia técnica, los conceptos de modelo y la selección del modelo mediante el concept scoring de ²⁷, se concluye que para que el modelo guía de asistencia técnica del ICBF contribuya a la mejora de la gestión de la entidad y a la calidad del SPBF, debe abordar las especificaciones y principios contenidos en la tabla VI.

Para garantizar la mejora continua de la asistencia técnica que se desarrolla en el ICBF, se hace necesario evaluar su calidad, se deben tener en cuenta no solo indicadores de gestión sino de impacto.

Dado que en Colombia el sector agropecuario es el único que ha reglamentado mediante leyes y decretos los criterios para el seguimiento y la verificación del desempeño de asistencia técnica en las entidades que la prestan y que autores como ²⁵ han propuesto modelos de medición de la asistencia técnica agropecuaria, se recomienda adaptar el Modelo de la Calidad de la Asistencia Técnica Agropecuaria - MECATA cuyos criterios y variables se tomaron como referencia en la presente investigación para medir la percepción de las partes interesadas e identificar sus necesidades referentes al desarrollo de la asistencia técnica brindada por el ICBF.

El MECATA es una herramienta que integra las percepciones de los actores, identifica las necesidades del contexto y permite la formulación de propuestas de mejoramiento en la prestación de la asistencia técnica cuando sea requerido ²⁵. La adaptación del MECATA debe tener en cuenta las recomendaciones para la formulación de indicadores del MIPG, el cual en su primera dimensión (direccionamiento estratégico y planeación) indica que se debe:

1. Tener claros objetivos, planes, programas y proyectos para identificar los aspectos prioritarios susceptibles de medición.

2. Determinar puntos o factores críticos de éxito, es decir, aquellas acciones o actividades de cuyo desarrollo depende la consecución de los objetivos.

3. Establecer qué se debe medir y qué información se quiere obtener de esa medición, para saber qué tipo de indicador se necesita.

4. Establecer la frecuencia adecuada para la medición de los indicadores, para tomar decisiones en el momento justo.

5. Definir los indicadores a utilizar y el método de construcción que más se adapte a la propia dinámica y la cultura organizacional.